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Managers : Sortez du cadre, devenez routinologue !

L’été et les vacances sont propices à la remise en question.

Alors, pourquoi n’endosserions-nous pas ensemble le costume de « Routinologue* » afin de bousculer nos habitudes ancrées et sortir du cadre ?

Car, vous en conviendrez avec moi : dans notre vie professionnelle comme dans notre vie personnelle, le train-train quotidien a une fâcheuse tendance à s’installer. Rassurez-vous : Rien n’est plus naturel ! Après tout, pourquoi se compliquer la vie, quand tout semble fonctionner correctement ?

Pourtant, êtes-vous sûr(e) que tout fonctionne si correctement, justement ? Et même si c’est le cas, est-ce qu’un fonctionnement différent pourrait être bénéfique ? Par exemple, est-ce que toutes les réunions auxquelles vous assistez ou que vous organisez sont productives ? Est-ce que vous pourriez être plus efficace en travaillant différemment ? Est-ce que vos collaborateurs se sentent libres de bousculer leurs habitudes ? de prendre des initiatives ? d’être créatifs ?

Je sens que certains d’entre vous sont dubitatifs : « C’est bien joli tout ça : Mais comment procéder ? Et puis, sortir du cadre pour quoi faire ? Encore un concept à la mode qui va faire flop ! »

Reprenons donc depuis le début.

 

Le cadre, qu’est-ce que c’est ?

Le cadre, tout d’abord, c’est votre environnement de travail habituel. Il y a une chance que vous ne le voyiez même plus tellement vous y êtes habitué. Il s’agit notamment de l’organisation de l’espace (les bureaux, les salles de réunions, les couloirs, la cantine…), des femmes et des hommes qui vous entourent (vos collaborateurs, vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires…), de l’environnement extérieur (ce que vous voyez par la fenêtre de votre bureau par exemple).

Le cadre, c’est aussi tout ce qui constitue votre quotidien : les trajets domicile -entreprise, vos horaires d’arrivée et de départ et les divers rituels qui rythment vos journées. L’habitude aidant, il vous est certainement arrivé de faire votre trajet habituel, d’arriver au bureau… et de ne pas avoir la moindre idée de tout ce qui a pu se produire pendant ce trajet.

Enfin, le cadre couvre également toutes les routines liées à l’organisation ou à la communication (les vôtres et celles instaurées dans l’entreprise), et que vous suivez depuis toujours sans vous poser de questions.

 

Sortir du cadre, pour quoi faire ?

Vous connaissez sans doute l’adage : A force de faire toujours la même chose, on obtient toujours les mêmes résultats…

Sortir du cadre oblige le cerveau à réfléchir différemment. A trouver de nouvelles voies. A ouvrir les chakras, en quelque sorte.

Sortir du cadre, c’est bousculer l’équilibre établi, créer une rupture dans la routine ; et cela amène des idées nouvelles.

Evidemment, cela oblige parfois à sortir de sa zone de confort… à l’instar de ces employés d’une grosse PME à qui l’on a demandé au cours d’une journée porte-ouverte, d’aller présenter leur entreprise à 3 personnes de leur entourage. De la comptable au technicien de maintenance, de l’employé au PDG, tous les collaborateurs sans exception, ont été priés de quitter leur bureau et d’aller se confronter au terrain… Bien entendu, l’expérience avait été préparée et des outils avaient été mis à leur disposition !

C’est le genre d’expérience à laquelle on accepte de participer à reculons… mais, dont on sort « repulpé », plein d’énergie et d’allant pour la suite !

Sortir du cadre, comment faire ?

Sortir du cadre, c’est mettre en place des actions qui vont nous permettre de redécouvrir le monde qui nous entoure (les objets, les personnes, les relations que nous entretenons avec ces personnes)… alors même que rien n’a changé !

C’est poser un regard neuf sur ce qui nous entoure. Réapprendre à regarder les choses et les événements d’une manière différente.

De manière générale dès que la lassitude, la répétition s’installent, il est utile de se poser cette question : comment pourrions-nous faire différemment ? Quelles pratiques pourrions-nous légèrement changer pour nous renouveler ? Cela peut-être simplement de changer de trajet le matin pour varier, de déplacer votre bureau pour changer de vue, de changer votre heure de déjeuner pour partager votre repas avec d’autres personnes ; d’arriver plus tôt…

 

Par exemple,

Sortir du cadre dans l’organisation du travail

De plus en plus d’entreprises permettent à leurs employés de télé travailler soit depuis chez eux, soit depuis des espaces de co working, lorsque ça les arrange. Cette pratique déjà largement répandue dans les pays anglosaxons, l’est un peu moins en France. Travailler de n’importe où en gardant un accès aux ressources de l’entreprise en temps réel et depuis n’importe quel équipement, c’est déjà sortir du cadre.

Pour aller un peu plus loin et prouver ainsi que le cadre physique de travail traditionnel a vécu, vous pouvez proposer à vos collaborateurs d’aller travailler au vert une fois par mois.

De manière plus globale, vous pourriez demander à vos collaborateurs ce qu’ils aimeraient améliorer dans leurs routines. Ecoutez leurs propositions et restez ouverts : tous les avis sont bons à prendre qu’il s’agisse de celui d’un collaborateur ou d’un manager. Vous ferez ensemble le tri entre ce qui est réalisable et ce qui l’est moins, ou pas du tout.

Une autre idée à tester : Supprimez pendant une journée les mails internes pour inviter les collaborateurs à se parler. Observez et partagez tous ensemble vos ressentis.

Et vos clients, savez-vous ce qu’ils pensent de votre entreprise et des services que vous leur offrez ? Si vous leur demandiez leur avis ? Essayez de vous mettre à leur place quelques minutes : de quoi auriez-vous envie ? Pourriez-vous échanger avec eux sur ce sujet, sans être effrayé par ce qui pourrait en ressortir ?

 

Sortir du cadre en modifiant les rituels

L’un des rituels communs à bon nombre d’entreprises est celui de la réunion. Vous avez sans doute vécu l’expérience d’une réunion durant laquelle chacun des participants tripote son téléphone ou tapote sur son clavier d’ordinateur sans avoir l’air d’écouter ce qui se dit…

Pourquoi ne pas les délocaliser de temps en temps dans un bar ou dans un parc ? Pourquoi ne pas y inviter des gens totalement extérieurs à l’entreprise pour obtenir un avis vraiment objectif sur un sujet qui fait débat ?

Pourquoi ne testeriez-vous pas à la rentrée, le cowalking ? Figurez-vous que cette pratique qui consiste à faire une réunion en marchant côte à côte date de… l’antiquité ! Les grands philosophes prétendaient même que marcher bénéficiait à la pensée. En étant plus terre à terre, on peut aussi dire qu’en marchant, il est difficile de tapoter sur son smartphone : on est donc en mesure de se consacrer pleinement à la discussion en cours. Il s’avère même que le cowalking assouplit les liens hiérarchiques et libère la parole… Et puis, si tout cela ne vous convainc pas, vous conviendrez que s’aérer 20 minutes ne fera de mal à personne !

Une autre pratique instaurée par l’Agilité en matière de réunion est le stand up meeting : rester debout oblige à aller à l’essentiel. Comme vous le savez, ce sont souvent les idées les plus simples qui sont les plus efficaces !

Puisque nous parlons d’Agilité, instaurer dans votre routine des rituels réguliers de rétrospective peut être très bénéfique à la qualité du travail. Durant ces rétrospectives, demandez à vos collaborateurs : Qu’avons-nous fait sur cette période, sur tel projet?Qu’aurions-nous pu faire différemment ? Que pourrions-nous changer dans notre façon de travailler pour nous améliorer au cours de la prochaine période ?

 

Sortir du cadre en modifiant sa communication

Sortir du cadre, c’est aussi changer son mode de communication :

Par exemple, vous avez pu constater que certaines remarques provoquaient chez vous des réactions exagérées. Ou qu’à l’inverse, certaines de vos manières de vous comporter provoquaient en retour un même type de réactions chez vos interlocuteurs.  Si vous identifiez des automatismes, essayez de modifier votre façon de réagir ou d’interagir… et observez quel résultat cela produit. Cela nécessite bien sûr de prendre du recul, d’analyser les situations et de ne pas se jeter tête baissée dans l’action.

Il est également notable que les personnes communiquent différemment par mail ou par voie orale. De manière générale, on atténue verbalement ce que l’on dit de manière plus crue à l’écrit. Essayez donc de privilégier pendant quelques temps la relation en face à face ou par téléphone… et observez ce que cela induit.

 

Traquer la routine…

Certaines entreprises de la nouvelle économie innovent en matière d’organisation du travail, de modes de communication et de rituels décalés : pas d’horaires imposés, congés payés illimités du moment que les objectifs sont atteints…

Sans aller jusque-là et révolutionner l’organisation existante, il est néanmoins possible d’introduire de petites modifications et provoquer des résultats surprenants. Alors, à défaut de créer un poste de routinologue dans votre entreprise, que diriez-vous d’intégrer dans votre routine quotidienne… celle de traquer la routine ?

 

*Routinologue : Métier imaginaire qui fait référence au roman de Raphaëlle Giordano « Ta deuxième vie commence quand tu comprends que tu n’en as qu’une »

[L’équipe Inside]

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