Il peut arriver que l’on doive recruter sans forcément que cela soit notre métier. Vous êtes peut-être dans cette situation, et vous ne savez pas par où commencer !
Bien sûr, vous connaissez les compétences techniques que vous recherchez chez votre futur(e) collègue. Mais vous êtes conscient(e) aussi, que cela ne suffit pas pour recruter le candidat idéal. Il faut tenir compte de ses qualités personnelles, de son savoir-être. Et puis, de nombreuses questions se posent, concernant le cadre juridique, le processus de recrutement, les entretiens. Etant donné le temps et l’investissement que cela représente, vous aimeriez faire en sorte que tout se passe bien. Et on vous comprend !
Nous avons donc sélectionné ci-dessous certaines des questions qui reviennent le plus souvent afin de vous apporter un éclairage “praticopratique” sur ce sujet… et aussi vous souffler quelques astuces.
Bonne lecture !
Je dois recruter un collaborateur… mais je ne sais pas comment structurer ma démarche ? Quelles sont les différentes étapes que je dois suivre ?
“Mon responsable m’a confié le recrutement de notre futur(e) collaborateur/trice, sauf que vous l’aurez compris… je ne suis pas recruteur. Je ne sais même pas par où commencer, sur quelles compétences je dois m’appuyer, et si même il y a une démarche à suivre. Vous savez, comme un petit guide pour recruter…”
Eh bien, voici une check-list “minimum” que nous vous proposons de compléter à votre guise, qui devrait vous éclairer dans la démarche à suivre :
- Tout d’abord, sans doute penserez-vous que c’est le B.A BA, mais commencez par réfléchir au profil type de votre candidat idéal : ses compétences professionnelles, ses qualités personnelles (“soft skills”), son expérience, ses diplômes ou son niveau d’éducation, ses valeurs…
- Ensuite, il s’agit de rédiger l’offre d’emploi en tenant compte de ce profil idéal et en faisant bien attention de respecter le cadre juridique, ne vous inquiétez pas on en reparle dans la partie 2.
- Enfin, publiez l’offre ou diffusez-la sur les canaux appropriés.
- En attendant de recevoir les premières réponses, formalisez les critères de sélection et essayez de pondérer ces critères les uns par rapport aux autres, en fonction de leur degré d’importance.
- Analysez les CV et lettres de motivation en vous appuyant sur ces critères préalablement définis, tout en restant flexible, pour ne pas passer à côté de bons candidats.
- Préparez les entretiens : et notamment, quelles questions poser pour cerner le mieux possible les compétences et qualités du candidat. Préparez aussi les réponses aux questions potentielles du candidat (salaires, avantages, etc.).
- Pendant l’entretien, prenez des notes et faites le point immédiatement après chaque entretien pour ne pas oublier de points importants; pensez à porter une attention particulière au langage non-verbal du candidat.
Astuce : Dans toutes les étapes pour recruter, n’oubliez pas que, vous aussi, vous devez “séduire” le candidat et lui donner envie de venir travailler avec vous. Mettez-vous à sa place. Qu’est-ce que votre entreprise a à lui offrir ?
Je sais qu’il y a un cadre juridique pour recruter mais je ne le connais pas bien : comment être sûr(e) de le respecter ?
“Je pense que cette partie est l’une des plus flou, j’imagine que le recrutement requiert un cadre juridique stricte, mais je ne le connais pas. De plus que s’il existe, celui-ci doit sûrement évoluer.”
En effet, vous avez raison, il est important de rester en conformité avec la législation à toutes les étapes de votre recrutement, notamment en ce qui concerne la discrimination.
Selon la définition qu’en donne Pôle Emploi, il s’agit des pratiques qui entrainent “un traitement défavorable d’une personne lors d’un recrutement, sur la base de critères distinctifs” tels que l’origine, le sexe, les moeurs, l’orientation sexuelle, l’âge, la situation familiale, etc. Vous pouvez retrouver la liste détaillée de ces critères, sur le site de Pôle Emploi.
Une fois l’offre rédigée, relisez-la attentivement et veillez à supprimer toute mention qui pourrait être associée à l’un des critères discriminatoires définis par la loi. Attention notamment au titre de votre offre qui ne doit pas être genré ! Par exemple, “assistante de gestion” devra être remplacé par “assistant de gestion (H/F)”.
Au cours de l’entretien de recrutement, faites bien attention à ne pas poser de questions personnelles discriminantes. Respectez la vie privée des candidats, tout au long de vos échanges et du processus de recrutement. Assurez-vous de respecter la réglementation RGPD : informez le candidat sur les modalités d’accès à ses données personnelles (notamment rectification, suppression…). Et surtout, comme l’impose la loi, n’utilisez en aucun cas les informations issues d’un entretien d’embauche à d’autres fins que le recrutement.
Astuce : Apportez une attention à vos critères de sélection. Vos choix doivent être objectivés. Donc, assurez-vous qu’ils s’appuient sur des critères en lien direct avec le poste. Sachez notamment qu’un candidat pourrait vous demander de justifier votre décision.
Quels sont les points clés que je dois faire apparaître dans l’offre d’emploi ?
L’offre doit être rédigé de manière à donner envie à un candidat de vous rejoindre :
- Présentez votre entreprise (activité, taille, valeurs…)
- Décrivez le poste le plus précisément possible (missions, équipes…)
- Décrivez le profil recherché en indiquant les compétences obligatoires, celles qui seraient un plus.
- Indiquez aussi les informations plus administratives : type de contrat (CDI, CDD,…), rémunération (ou fourchette de rémunération), lieu de travail, déplacements à prévoir le cas échéant (dans quel périmètre géographique), horaires de travail, avantages éventuels ainsi que date de disponibilité souhaitée.
Astuce : Adaptez la tonalité rédactionnelle de votre offre à la cible de candidat que vous visez.
Vous pouvez maintenant, partager votre offre. Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous. Tout d’abord, tournez-vous sur ce que vous maitriser déjà, c’est-à-dire, votre site internet et vos réseaux sociaux. Par conséquent, vous pouvez atteindre des personnes qui connaissent votre entreprise et qui adhère déjà à vos valeurs.
Il existe également des jobboards. Ce sont des plateformes spécialisées dans la diffusion d’offres d’emploi. Vous pouvez retrouver des jobboards généralistes gratuits (tels que Pôle Emploi, Apec…); des jobboards payants ainsi que des jobboards spécifiques à votre métier.
Il ne vous reste plus qu’à sourcer parmi les candidatures reçues et lancer les entretiens de recrutement.
Comment mettre en œuvre un entretien de recrutement ?
“Bon et maintenant que j’ai sourcé quelques candidats prometteurs, comment je procède ? Enfin, je sais qu’il faut que je les reçoive en entretien mais c’est plus facile à dire qu’à faire. Est-ce que je le fais en présentiel, en distanciel ? Dois-je le préparer ?”
Lorsque vous prenez rendez-vous (en présentiel ou en distanciel), veillez à préciser à chaque candidat le mode opératoire et les éventuelles techniques de recrutement qui seront mises en oeuvre, s’il ne s’agit pas uniquement d’un entretien : tests de personnalité, mise en situation, etc.
Lors de l’entretien :
- Commencez par vous présenter et précisez à nouveau quel sera le déroulement de l’entretien (notamment les différentes étapes, les personnes qui y participent, la durée).
- Décrivez le poste ainsi que le contexte de travail (équipe dans laquelle le candidat sera intégré par exemple).
- Laissez ensuite le candidat s’exprimer sur ses compétences, ainsi que sur ses différentes expériences professionnelles ou personnelles, dans le cadre associatif par exemple.
- Posez des questions permettant d’identifier ses qualités (ou soft skills) qui faciliteront son intégration dans l’équipe. Mesurez à cette occasion la motivation du candidat pour rejoindre l’entreprise ainsi que pour le poste concerné. Comment s’y projette-t-il ?
- Des questions sur ses activités extra-professionnelles peuvent également apporter un éclairage intéressant sur la personnalité du candidat ainsi que sur ses valeurs.
- Donnez la parole au candidat : a-t-il des questions à poser, des précisions à obtenir ?
- Enfin, concluez par un bilan à chaud de votre entretien et informez le candidat des étapes suivantes du processus (quelle est la date butoir de prise de décision, notamment).
- Enfin, remerciez-le pour le temps qu’il vous a consacré.
Astuce : Immédiatement après chaque entretien, donnez-vous le temps d’établir un compte-rendu écrit, car si vous recevez plusieurs candidats, vous risquez d’oublier certaines choses ou de mélanger des propos.
Comment être sûr(e) de ne pas me tromper dans mon choix ?
“Après toutes ces étapes, je me doute que je saurais à peu près me positionner sur un candidat, mais en même temps, comment être sûr que je ne me trompe pas ? Encore plus si je n’arrive pas à choisir entre deux profils.”
Pas de panique, dans un premier temps, écoutez votre instinct. Si cela ne suffit pas, vous pouvez à chaque critère de la liste que vous aurez préalablement établie, associez un facteur de pondération indiquant son importance dans votre décision. Notez ensuite chaque candidat sur ces mêmes critères. Cela devrait vous permettre d’obtenir une shortlist de candidats.
Evidemment, vous l’avez dit il peut arriver qu’en fin de processus vous hésitiez entre 2 ou 3 profils à compétences égales. Dans ce cas, convoquez à nouveau les candidats retenus :
- Ce sera l’occasion de poser des questions plus larges concernant leur savoir-être.
- Evaluez leurs qualités relationnelles en leur proposant des situations qu’ils pourraient rencontrer s’ils intégraient votre équipe.
- Pourquoi ne pas orienter votre choix vers un candidat disposant de qualités complémentaires à celles d’autres personnes de votre équipe ?
- Mesurez la motivation, l’implication du candidat en fonction des questions qu’il pose, de sa volonté de commencer rapidement.
- Présentez chacun des candidats en short list à l’équipe, puis recueillez individuellement, l’avis de chacun de ses membres.
Astuce : La proximité du lieu de travail peut être également, in fine, un critère de choix, quand aucun autre moyen n’a permis de départager 2 candidats à compétences égales. Cela ne peut pas être cependant un élément discriminant (choix d’un candidat uniquement sur ce critère).
Prêts à recruter ? Vous avez quelques clés pour finaliser votre recrutement et peut-être que vous y trouverez même du plaisir. Parfois, sortir de ses tâches quotidiennes nous permet de développer d’autres compétences. N’hésitez pas d’ailleurs à nous dire la façon dont vous avez vécu votre premier recrutement en tant que non recruteur ! Si vous avez d’autres questions, pourquoi ne pas en discuter autour d’un café ?
Pour aller plus loin, venez découvrir notre formation “Professionnaliser la démarche de recrutement”
L’équipe Inside,
