Qui dit fin d’année, dit… Raclette ? Ski ? Vacances ?… Eh bien, non ! Qui dit fin d’année dit entretien annuel ! Je sais votre cœur s’emballe déjà et votre tête vous crie de garder votre calme, mais si au travers de cet article nous tentions de désacraliser ce fameux entretien annuel tout en vous montrant les effets positifs d’entretenir cette « tradition » de fin d’année. L’entretien annuel n’est pas toujours facile que ce soit du côté du manager ou du côté du collaborateur. Dans cet article nous allons vous aider à aborder les entretiens annuels du mieux possible, peu importe si vous êtes manager ou collaborateur.
Mais pour commencer, savez-vous vraiment mettre des mots sur ce qu’est un entretien annuel ? Voici un éclairage 😉
Les entretiens annuels, késako ?
L’entretien annuel est un bilan individuel entre l’entreprise et ses collaborateurs, qui se prépare en amont et pour une préparation optimale, il faut être conscient des objectifs de celui-ci (surtout qu’ils sont nombreux) :
- L’entretien annuel permet de faire le bilan de l’année qui vient de s’écouler pour le collaborateur en faisant le point également sur ses objectifs. Cela permet de mesurer sa contribution au sein de l’entreprise.
- Il donne la possibilité de faire le point sur ses forces et faiblesses et par conséquent de travailler sur des pistes d’amélioration, des moyens de progrès.
- L’entretien annuel est aussi le moment opportun pour exprimer ses besoins (formation, moyens, outils…) mais également à ses projets au sein de l’entreprise (monter en compétence, mobilité, changement de postes…). Pour le manager, l’entretien annuel lui permet de créer des conditions favorables à la réussite du collaborateur.
- C’est également le moment pour le manager et le collaborateur de définir les nouveaux objectifs pour l’année à venir.
Enfin, un des points importants de l’entretien annuel, c’est l’engagement réciproque entre le collaborateur et le manager. Ensemble, ils définissent un « fil rouge », des priorités en cohérence avec la stratégie de l’entreprise.
Impliquer le salarié dans la définition de l’objectif
Lorsque nous embauchons des collaborateurs c’est que nous estimons qu’ils ont la capacité ou le potentiel pour nous aider à atteindre nos objectifs. Nous sommes donc convaincus qu’ils vont avoir l’envie, la volonté de s’ancrer dans la stratégie de l’entreprise et qu’ils sont bien placés pour savoir ce qu’ils ont à faire pour être performants.
Les collaborateurs ont souvent la capacité de se fixer eux-mêmes des objectifs pertinents. Ils seront plus surement impliqués et responsabilisés dans l’atteinte de ces objectifs. La responsabilité du manager est de créer ces conditions favorables à la réussite des collaborateurs. Il est vrai que souvent le collaborateur ne peut pas définir ses objectifs, ils sont définis par l’entreprise en fonction de sa stratégie. Dans certains cas ces objectifs seront négociables et dans d’autres pas.
Négocier les objectifs avec vos collaborateurs : un acte déterminant de management
Co-construire un objectif peut être un excellent outil de motivation de votre collaborateur. Expliquer les tenants et aboutissants de votre proposition (associer notamment votre collaborateur dans la compréhension des objectifs stratégiques de l’entreprise), écouter ses arguments (difficultés rencontrées, freins liés à l’environnement économique ou aux process dans l’entreprise…), en tenir compte pour finalement proposer un objectif gagnant-gagnant vous permettra de mobiliser son énergie vers un objectif même ambitieux.
Au final, n’oubliez pas que votre mission est de faire en sorte que vos collaborateurs réussissent, atteignent leurs objectifs.
Si l’objectif n’est pas négociable…
Si l’objectif n’est pas négociable, les moyens doivent l’être. Le manager devra questionner le collaborateur sur ce dont il a besoin pour atteindre cet objectif. Le manager peut dire par exemple : « Ton objectif est augmenté de 10% par rapport à l’an dernier, c’est un objectif ambitieux. Ce que je te propose c’est que l’on voit ensemble les moyens dont tu as besoin pour y parvenir. » Le but est d’obtenir l’engagement du collaborateur sur la réalisation de l’objectif et pour le manager de s’engager sur l’accompagnement de son collaborateur.
Enfin n’oubliez pas que l’objectif doit être SMART : Spécifique, l’objectif doit être simple, clair, précis et compréhensible de tous ; Mesurable, il doit être quantifié ou qualifié, avec des indicateurs factuels ; Atteignable, autonome, qui fait partie du périmètre de responsabilité du collaborateur ; Réaliste, assorti de moyens ; Timer, délimité dans le temps avec des dates butoirs et des étapes intermédiaires. Cela permettra également d’être beaucoup plus objectif et factuel au moment de l’évaluation.
Définir ensemble les modalités de contrôle… et les Appliquer
En plus de l’engagement du collaborateur d’atteindre l’objectif, il est nécessaire de s’entendre avec lui sur les modalités du contrôle. Sur quel type d’indicateurs va-t-on se baser ? (M de SMART), A quelle fréquence ? Si le collaborateur est autonome, la fréquence du contrôle sera plus espacée si au contraire le collaborateur est un peu moins expérimenté ou manque d’autonomie, il faudra établir une fréquence de rendez-vous plus importante (avec, pourquoi pas, des objectifs intermédiaires).
Une fois ces modalités de contrôles précisées, il est absolument nécessaire de mettre en œuvre ce qui a été défini (DIRE ce qu’on FAIT, FAIRE ce qu’on DIT). Il s’agit là aussi d’un engagement du manager envers son collaborateur. Il est l’entraineur, le coach et doit mettre en place les conditions favorables pour que son collaborateur réussisse.
Les entretiens annuels s’inscrivent dans une cohérence managériale globale. Il est donc important de faire des points réguliers au cours de l’année pour suivre les performances du collaborateur, l’atteinte de ses objectifs et ajuster si nécessaire.
L’auto-évaluation : un nouvel enjeu des entretiens annuels ?
L’auto-évaluation est un exercice auquel le collaborateur peut se prêter. La plus-value est qu’elle permet une introspection. Le collaborateur va alors se poser un certain nombre de questions : « Quelles sont mes réussites ? Quels sont mes points forts ? Qu’est-ce que j’aurais pu faire sur ce projet pour avancer plus vite ? Que s’est-il passé à ce moment précis pour que ça ne se passe pas comme prévu ? Ai-je manqué de quelque chose ? Est-ce que je suis allé au bout de ce projet ? … » Cette introspection lui permet de capitaliser sur ses bonnes pratiques et de clarifier ses besoins de développement.
Cette auto-évaluation peut être complétée par une ou plusieurs évaluations externes. En faisant appel au manager, à un pair, un client… Je vous vois venir, il ne s’agit pas de comparaison, comme l’a dit Raymond Queneau « Comparaison, n’est pas raison ». La combinaison de plusieurs visions permet une évaluation 360°, plus complète et plus objective. Le résultat de ces différentes évaluations peut être discuté durant l’entretien annuel et permet de définir les besoins du collaborateur, des pistes d’amélioration et de donner du sens aux nouveaux objectifs à fixer. En somme, c’est une manière de favoriser l’engagement réciproque.
Alors, plutôt adepte de l’auto-évaluation ? 😉
Intégrer le développement personnel du salarié et le besoin de formation lors des entretiens annuels
Je sais bien, parler de soi n’est pas toujours simple, mais on respire… tout va bien se passer 😉 Après l’introspection dont on a parlé, il est déjà plus facile de mettre des mots sur les besoins et envies du collaborateur concernant son poste, son entreprise…
Le développement personnel du collaborateur et le besoin en formation peuvent être traités de différentes manières. Le manager, tel un coach, peut mettre en place des entrainements, de l’accompagnement et apporter par un feedback bienveillant, exigeant et dans tous les cas objectif. Le manager peut aussi être le porte-parole de son collaborateur pour demander des formations. Il devra, à ce moment, revenir vers le collaborateur pour lui faire part de la décision de l’entreprise.
L’entreprise est également actrice de ces formations. En effet, des plans de formation continue peuvent être mis en place pour garantir une montée en compétence constante. Cela permet d’adapter les Ressources aux évolutions du métier (GPEC), de gagner en performances, en confiance, en cohésion et d’être dans une démarche d’amélioration continue, d’accompagnement au changement.
Alors, cet article vous a-t-il inspiré ? Est-ce qu’il vous a donné un éclairage complémentaire sur les entretiens annuels ? Quelles sont les idées que vous avez retenues pour rendre ce moment constructif, pour l’entreprise, le manager et le collaborateur ?
Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter de très bons entretiens annuels ! 😉
L’équipe Inside,
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