Le temps est précieux, nous le savons tous. Plus on voudrait en avoir devant soi, plus il semble s’écouler rapidement sans qu’on puisse le retenir, comme le sable entre nos doigts :
- Ce dossier que l’on doit remettre dans 3 jours… et qui est à peine commencé;
- Ce rendez-vous qui approche… et les multiples imprévus qui surviennent, nous empêchant de le préparer comme nous le voudrions;
- Ces multiples projets qui avancent en parallèle… et qu’on ne sait comment prioriser;
- Ce compte-rendu à rendre… et dont on avait sous-évalué la durée de réalisation;
- etc.
C’est à croire que le temps à une dent contre nous ! Ne trouvez-vous pas ? Pourtant, le temps à bon dos : et si nous avions une responsabilité dans cette course en avant, qui produit du stress, de la fatigue, de la rancœur et même de la démotivation ?
Les questions que l’on se pose à propos de la gestion du temps sont multiples. Et bien souvent, on se dit qu’on y réfléchira… quand on aura le temps.
Alors, cette fois, prenons-le ce temps ! Et commençons par les questions que l’on nous pose le plus souvent.
Je n’arrive pas à avoir une bonne gestion du temps : je pense que je suis désordonnée et que je n’ai pas de moyen de changer ça…
Vous manquez peut-être d’organisation en effet, mais cela n’est pas inéluctable. Gérer son temps, savoir s’organiser, ça s’apprend, comme beaucoup de choses. Ceci étant dit, comment faire ?
A cette question, il y a plusieurs réponses.
- Planifiez ! Cela signifie, listez les tâches à réaliser, estimez leur durée (en vous gardant une marge de manoeuvre, car nous avons tous tendance à sous-estimer cette durée) et priorisez-les en fonction de leur importance et de leur urgence (cf #2). Et dans ce planning, pensez à vous réserver des plages de temps pour votre organisation personnelle. Des outils de planification existent qui vous aideront à avoir une vue d’ensemble de votre journée et réduiront la peur d’oublier des tâches; et donc, la charge mentale que cela induit.
- Déléguez : certaines des tâches que vous avez listées peuvent sans doute être déléguées. Par exemple, les tâches ni importantes, ni urgentes…
- Sachez retrouver facilement l’information : chacun peut trouver la méthode de classement qui lui convient, mais parfois un peu d’aide est nécessaire. N’hésitez pas à demander à vos collègues ou, encore mieux, à solliciter une formation/un coaching.
- Sachez dire non : par exemple beaucoup d’entre nous rencontre la difficulté de dire non à une sollicitation. Nous traitons cette question dans le point #4.
Gestion de Temps
Sachez que si vous ne planifiez pas les choses, spontanément vous ferez : ce qui vous intéresse avant ce qui ne vous intéresse pas; vous passerez les choses qui vous semble facile avant celles qui le sont moins; vous ferez ce qui prendra peu de temps avant ce qui sera long; ce que vous savez faire avant ce qui vous paraît nouveau, etc. Il s’agit du principe de Laborit et nous l’expérimentons tous, c’est humain, si nous ne planifions pas.
Essayez aussi, dans la mesure du possible, d’adapter les activités d’une journée à vos rythmes personnels. C’est-à-dire, alternez des activités de travail intenses (par exemple, nécessitant de la réflexion) avec des pauses. Si vous vous sentez plus efficaces le matin, planifiez dans cette période les activités qui vous demandent plus d’énergie.
Pour apprendre à bien gérer son temps, d’autres facteurs entrent en compte : savoir différencier l’urgent de l’important, utiliser des outils de gestion des plannings, se fixer des objectifs et s’affirmer pour savoir dire non. Pour aller plus loin, téléchargez notre guide pratique : “Les incontournables de la gestion du temps”.
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